W dniu 5 października 2021 roku podpisany został protokół odbioru końcowego, wdrożenia przez COIG S.A. systemu finansowo-księgowego w Gminie Olsztyn.
Zamawiający i Wykonawca podpisali protokół bez zastrzeżeń, finalizując tym samym z sukcesem prace wdrożeniowe w terminie przewidzianym w Umowie.
Projekt prowadzony był w ramach programu pn. „Cyfrowy Olsztyn”, mającego na celu rozwój usług świadczonych przez instytucje publiczne, a konkretnie rozbudowę oraz unowocześnienie infrastruktury teleinformatycznej Gminy Olsztyn.
Przedmiotem zawartej pomiędzy COIG S.A. a Gminą Olsztyn umowy było „zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie, skonfigurowanie, zintegrowanie, wdrożenie, przetestowanie oraz uruchomienie w pełni sprawnego systemu finansowo – księgowego, pozwalającego na wprowadzenie jednolitego i spójnego narzędzia do zarządzania finansami Urzędu Miasta Olsztyna oraz jednostek podległych”.
W ramach wdrożenia COIG S.A. dostarczył system KSAT2000i, obejmujący następujące obszary funkcjonalne:
• planowanie budżetu,
• sprawozdawczość budżetową i finansową,
• centralny rejestr umów,
• należności i zobowiązania,
• księgę główną,
• fakturowanie,
• ewidencję środków trwałych,
• kadry i płace wraz z portalem pracownika,
• podatki i opłaty lokalne,
• gospodarowanie odpadami komunalnymi,
• gospodarowanie nieruchomościami,
• elektroniczne zarządzanie dokumentami,
• raportowanie typu business intelligence.
W wyniku wdrożenia scentralizowanego systemu, w całej Gminie Olsztyn usprawniono wiele procesów wewnątrz-administracyjnych, w tym m.in. wprowadzono automatyzację procesu przekazywania informacji i dokumentów (EZD) w ramach planowania budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej i finansowej. Dzięki wykonanym integracjom z systemami zewnętrznymi, z wykorzystaniem szyny ESB, usprawniono realizację e-Usług; w tym e-Płatności Olsztyna, e-Deklaracji, e-Platformy Zamówień Publicznych.
Dodatkowo, poprzez zastosowanie wbudowanego narzędzia BI, wprowadzono możliwość dynamicznego raportowania i monitorowania zdefiniowanych wskaźników finansowych oraz wizualizację wspomagającą szybką interpretację danych i podejmowanie decyzji.
Wdrożeniem objęty został Urząd Miasta Olsztyna oraz ponad 100 jednostek organizacyjnych Gminy Olsztyn. Poprzez dostęp z wykorzystaniem przeglądarki internetowej w systemie pracuje ponad 1000 użytkowników.
Obowiązująca umowa gwarantuje Gminie Olsztyn świadczenie przez COIG S.A. usług asysty technicznej oraz serwisu systemu przez okres kolejnych 60 miesięcy.
